7 vanliga misstag i lönehanteringen – och hur du undviker dem
Att administrera löner kan vara en komplicerad uppgift. Från felaktiga utbetalningar till bristande kunskap om lagar och regler, finns det ett flertal misstag som kan snurra till det i lönehanteringen. Låt oss dyka ned i dessa vanliga fallgropar och se hur de kan undvikas. Vi har bett Ingela Åberg, HR & Lönekonsult på Administer Group.
Misstag #1: Felaktiga utbetalningar
Dubbla utbetalningar eller utbetalningar till personer som inte längre är anställda kan bli kostsamma, och det kan vara svårt att kräva återbetalning av medarbetare som inte längre jobbar kvar. Medarbetarna kan också uppleva företaget som oseriöst, och deras förtroende för dig som arbetsgivare kan ta skada.
För att undvika detta misstag bör du:
- Ha tydliga rutiner för hur löner beräknas och betalas ut.
- Genomföra regelbundna kontroller av löneunderlaget.
- Vara noggrann med att uppdatera medarbetarregistret.
Misstag #2: Oregelbundna löneutbetalningar
Misstag i löneberäkningen, fel i arbetsgivarens bankprocesser eller misstag i överföringen av löner till anställdas bankkonton kan leda till förseningar eller oregelbundna utbetalningar.
För att undvika detta misstag bör du:
- Ha en tydlig plan för när löner ska betalas ut.
- Se till att ha tillräckliga resurser för att hantera löneadministrationen.
- Testa och kontrollera dina löneprocesser regelbundet.
Misstag #3: Felaktig behandling av information
I den digitala tidsåldern är skyddet av löneinformation mer relevant än någonsin. Med växande risk för identitetsstöld och dataintrång, blir det allt viktigare att vi använder säkra och krypterade system för datalagring och överföring, samtidigt som vi upprätthåller strikta dataskyddspolicyer både för konsult och kund.
För att undvika detta misstag bör du:
- Använd säkra system för löneadministration.
- Ha tydliga rutiner för hur löneinformation hanteras och skyddas.
- Utbilda dina medarbetare om vikten av datasäkerhet.
Misstag #4: Bristfällig kunskap om lagar och avtal
Utan tillräcklig kunskap om till exempel semesterlagen och ett eventuellt kollektivavtal finns risk att det blir fel med sådant som semesterlön och övertidsersättning eller att lönen beräknas fel, både uppåt och nedåt.
För att undvika detta misstag bör du:
- Håll dig uppdaterad om aktuell lagstiftning och avtal.
- Ta hjälp av en professionell lönekonsult eller jurist vid behov.
Misstag #5: Ofullständig användning av systemstöd
En förenklad regel är att ju mer manuellt arbetet är, desto större är risken för felaktigheter som beror på den mänskliga faktorn.
För att undvika detta misstag bör du:
- Investera i ett modernt lönesystem som kan automatisera så mycket som möjligt av löneadministrationen.
- Utbilda dina medarbetare i hur lönesystemet fungerar.
Misstag #6: Missar att följa kollektivavtal
Många större arbetsplatser i Sverige har kollektivavtal, som innehåller en rad specifika regler om sådant som lön, arbetstider, semester och sjuklön. Om reglerna inte följs kan det leda till allvarliga konsekvenser, inklusive straff och rättsliga tvister.
För att undvika detta misstag bör du:
- Se till att ha koll på vilka kollektivavtal som gäller för din verksamhet.
- Håll dig uppdaterad om eventuella ändringar i kollektivavtalen.
Misstag #7: Felaktig hantering av sjuklön
Felaktigheter i sjuklöneutbetalningar kan bero på missförstånd kring karensdagen, felaktig beräkning av sjuklön, brist på uppföljning, ofullständig dokumentation och missförstånd kring regler. Det leder till merjobb och extra administration, men kan också orsaka besvär för medarbetaren som drabbas.
För att undvika detta misstag bör du:
- Ha tydliga rutiner för hur sjuklön hanteras
Är ni i behov av stöd och vänligen kontakta oss: Jens Rönnholm, jens.ronnholm@administer.se , +46 70 47 46 0 41